News Blog
Die Digitalisierung im Einkauf hat Bewegung in die Unternehmen gebracht. Aber sie hat auf dem Markt Massen an Software-Angeboten initiiert. Wir von h&z bieten Ihnen Orientierung und unterstützen Sie bei der Entscheidung, welche Digitalisierungs-Angebote für Ihr Unternehmen sinnvoll sind.
Einkäufer heute müssen nicht mehr überzeugt werden, dass die Digitalisierung der Einkaufsprozesse (z. B. weitere Automatisierung über die Bestellabwicklung hinaus) sinnvoll ist. Wenn sie privat auf Marktplätzen wie Amazon einkaufen, vielleicht sogar per Spracherkennung wie Alexa oder Siri einfach einem Mikrofon ihre Wünsche zurufen, dann ist ihnen längst aufgefallen, wie schwerfällig der Beschaffungsprozess im Unternehmen manchmal noch läuft.
Chatbots statt Excel
Wie oft dominieren da Freitext-Anfragen in Ausschreibungsprozessen, handgestrickte Excel-Tabellen für die Angebotsübersichten, manuelle Übertragungen von einem System ins andere und die Kommunikation mit Lieferanten über verschiedene Kanäle. Vertragsmanagement und Bestellung laufen dann wieder ganz anders und auch meist getrennt.
Und da draußen ist die schöne neue Welt. Advanced Analytics, Chatbots, Robotics – es herrscht wahrlich kein Mangel an Software-Angeboten für Einkaufsleiter. Die Anbieter dieser Software-Lösungen und Services, mit Ausnahme von zwei ganz Großen, haben häufig zwischen 100 und 1.000 Mitarbeiter und verändern sich ständig. Die Lösungen, die sie anbieten, kommen meist schlank über die Cloud als „Software as a Service“, sind stets up to date und lösen das jeweilige Problem im Einkauf zielgenau:
- die Ausschreibungen
- den Verhandlungsprozess
- das Vertragsmanagement
- die Bestellung
Da werden semantische Fehler automatisch bereinigt, Einkaufsvolumina spielend aggregiert und optisch in „Cockpits“ aufbereitet, Lieferantenausfallrisiken berechnet, Entscheidungsvorschläge generiert bzw. direkt im Hintergrund umgesetzt.
Einkauf 4.0: Best-of-Breed-Angebote versus Suite-Angebote
Aber sind diese Lösungen auch miteinander kompatibel? Welche Vor- und Nachteile haben sie? Welche Risiken bestehen? Und ist der Ansatz, alles einzeln zu kaufen, überhaupt richtig?
Für jeden Schritt die passende Software – das wird unter dem Begriff „Best of Breed“ gehandelt. Gleichzeitig werben Komplettanbieter mit Lösungen aus einer Hand (Stichwort „Suite“), die den gesamten Beschaffungsprozess abdecken. Diese Kompletteure betätigen sich gleichzeitig als fleißige Konsolidierer: Die Übernahmen von Best-of-Breed-Anbietern durch Suite-Unternehmer haben gewaltig an Fahrt aufgenommen.
Es ist schwer, da den Überblick zu behalten, und noch schwerer, das unübersichtliche Angebot mit den eigenen Prozessen, Einschränkungen und Prioritäten im Unternehmen in Übereinstimmung zu bringen. Die beiden Kernfragen lauten:
- Was ist die beste technische Lösung für das Unternehmen?
- In welcher Reihenfolge gehe ich bei der Einführung dieser Lösungen vor?
Checklisten für die Roadmap zur Software-Implementierung
In jedem Unternehmen ist die Ausgangslage anders. Entscheidende Fragen sind:
- Wie ist der Prozess organisiert?
- Welche automatisierten Systeme sind schon vorhanden?
- Gibt es eine Cloud-Freigabe?
- Wo drückt der Schuh am meisten?
- Wo erzielen wir am schnellsten den größten Effekt?
Nützlich ist hier jemand, der den Markt für alle diese Software-Lösungen genau kennt, der weiß, was gerade passiert, und der aus der Breite seiner Kundenmandate über viel Erfahrung verfügt. Jemand, der fertige Checklisten mitbringt, mit genauen Entscheidungskriterien. Und jemand, der unabhängig ist, also nicht voreingenommen zugunsten bestimmter Lösungen, mit denen die eigenen Leute vielleicht am liebsten arbeiten.
So lässt sich ein Fahrplan erstellen, eine Roadmap, in der die Schritte der Software-Implementierung genau geplant sind. Mit jedem Schritt steigt der Professionalisierungsgrad im Einkauf. Und jeder Folgeschritt ist schon mitgedacht, wenn wir ganz unten anfangen. Denn eine Entscheidung bedingt die andere.
Mit kompatiblen Systemwelten auf die nächste Ebene
Einkaufsexpertise mit IT-Expertise zu kombinieren, das ist unser Ansatz. Unsere Mission ist, Orientierung zu geben und Struktur. Ähnlich einem Generalunternehmer auf einer komplexen Baustelle suchen wir die Gewerke zusammen, die am Ende ein stabiles Gebäude entstehen lassen. Auch bei der Implementierung der Lösungen stehen wir den Unternehmen zur Seite. Und wenn sie feststellen, dass die neuen Lösungen einen Veränderungsprozess in der Organisation des Einkaufs, vielleicht des ganzen Unternehmens anstoßen, dann stehen wir ihnen auch dort zur Verfügung.
Die Rolle der Einkäufer könnte nach einer erfolgreichen Digitalisierung eine andere, eine spannendere sein. Weil ihnen viele standardisierte Prozesse von neuen digitalen Werkzeugen abgenommen werden, haben Einkäufer mehr Zeit, eigenständig die Zusammenarbeit mit den Zulieferern und Geschäftspartnern auf eine neue Ebene zu heben. Lieferanten produzieren nicht nur hohe Kosten (die es zu drücken gilt), sondern sie sind wertvolle Partner, die gute Ideen und Innovationen haben (in die man investieren sollte).
[ssba-buttons]
