Digitale Transformation im Einkauf

Chef-Einkäufer stehen unter Druck. Sie  sollen die Digitalisierung möglichst schnell umsetzen, um die erhofften Effizienzgewinne zu erzielen. Doch wie sieht eine erfolgreiche digitale Transformation aus? h&z hat einen deutschen Maschinenbauer dabei begleitet.

Der Aufsichtsrat war überzeugt, dass sich operative Tätigkeiten durch die Automatisierung der Prozesse entscheidend reduzieren ließen. Auch der CFO war schon länger der Meinung, der Einkauf habe zu viele Leute für die Abwicklung der operativen Prozesse an Bord. Andere Abteilungen beschwerten sich regelmäßig über umständliche und unbequeme Abläufe. Und immer wieder hörte der CPO (Chief Purchasing Officer) verhaltene Bemerkungen von Mitarbeitern: Vorsintflutlich seien die IT-Werkzeuge, mit denen sie hier arbeiten müssten.

Einkauf: Unternehmensprozesse effizienter machen

Dass die Digitalisierung sein Leben und das seiner Leute verändern würde, war dem CPO längst klar. Doch wie das konkret zu managen, wie schnell die passende Technologie verfügbar sein würde und welche überhaupt passt, das lag im Dunkeln. Alle Kunden- und Unternehmensprozesse sollten schneller, effizienter und bequemer werden. Die Lieferantenbeziehungen würde man anders gestalten müssen, und letztendlich würde sich die ganze Organisation verändern müssen. Aber wie genau?

Digitalisierung: Vom Skeptiker zum engagierten Mitstreiter

Als wir von h&z ins Spiel kamen, stand der CPO, etwas überspitzt ausgedrückt, „mit dem Rücken zur Wand“ – ein Zustand, in dem man gute Ideen und Lösungen nur selten auf die Schnelle parat hat. In diesen Situationen greifen wir zu eigens entwickelten Kreativitätsmethoden: „Inspiration Workshops“ stehen bei unseren Einsätzen manchmal noch vor der genauen Analyse der jeweiligen Organisation und ihrer Schwachstellen. Sie machen den Kopf frei und ermöglichen einen ersten Blick:

Was könnte gehen?
Was geht jetzt, was später?
Welche privaten Erfahrungen haben die Beteiligten schon mit den (Aus-)Wirkungen der Digitalisierung gemacht?
Welche Veränderungen erwarten wir in naher oder ferner Zukunft?

So war es auch bei diesem Kunden. Mancher der Workshop-Teilnehmer nutzte die Gelegenheit, um seine tiefe Skepsis in Bezug auf mögliche Veränderungen deutlich zu machen. Klug moderiert war das für den weiteren Prozess sogar hilfreich, weil wir die offenen Wunden sahen. Und durch Erfahrung wissen wir, dass die ehrlichsten Skeptiker am Ende oft die engagiertesten Mitstreiter sind.

Digitale Prozesse: Erfolge holen die Mitarbeiter ins Boot

Anschließend erfolgte dann der genaue Scan über die gesamte Organisation, die Sammlung von Schwachpunkten und Ideen. Zwei Monate brauchte es, umfangreiche Interviews und Daten-Auswertungen, bis das Ergebnis stand: ein Raster aus fachlichen, organisatorischen und technischen „pain-and-gain points“, das die zu erwartenden Widerstände im Veränderungsprozess sofort mit einbezog.

Denn natürlich lösen Veränderungsprozesse auch Ängste aus:
Angst vor Stellenabbau
Angst vor Machtverlust
Angst vor Überforderung.

Deshalb ist es oft besser, zunächst nur eine erste Vision zu entwerfen, in welche Richtung es geht, und dann sehr schnell erste kleine, unterstützende Funktionalitäten einer Einkaufslösung einzuführen, deren positive Effekte sofort sichtbar werden. Damit lässt sich der anfängliche Grundwiderstand unter den Betroffenen gut auflösen.

So war es auch hier: Kaum waren die ersten Funktionalitäten verfügbar, war das Interesse geweckt. Der Einzelne sah die Chance, sich weiterzuentwickeln, fühlte sich begleitet auf dieser Reise in die Zukunft, die ja in Teilen noch höchst unsicher ist.

Mit passenden digitalen Lösungen schnell ans Ziel 

Denn vieles, was gerade „gehypt“ wird, ist technisch noch gar nicht möglich. Anderes, was man gerne als Science-Fiction abtut, kommt vielleicht schneller als gedacht. Und das Angebot an Software ist höchst komplex und unübersichtlich. Wir von h&z können bei diesen Themen für uns reklamieren, dass wir einen guten Überblick haben. Als Berater in verschiedensten Branchen sind wir ständig mit dem Thema befasst und beobachten unentwegt die neuesten IT-Lösungen. Zusammengefasst können wir hier mit gutem Gefühl sagen:

Wir wissen, wohin die Reise geht.
Wir wissen, welche Software-Lösungen passen.
Wir wissen, wie die Mitarbeiter angesprochen werden müssen, damit sie diese Lösungen gut annehmen.
Wir wissen, wie man das Schiff zu Wasser lässt.

Robotic Process Automation verkürzt den Bestellvorgang

Bei dem vorliegenden Unternehmen bestand die Schwierigkeit darin, dass die jeweiligen Systeme nicht miteinander kompatibel waren. Unter den rund 300 Anbietern von Einkaufs-Software konnten mithilfe der Marktkenntnis von h&z schnell die geeigneten Solution Provider für eine Übergangslösung identifiziert werden – zumindest bis eine langfristige Lösung erarbeitet wurde. Nach der Anbieterauswahl konnte der Prozess zügig durch „Robotic Process Automation“ ersetzt und der Bestellvorgang von zwei Wochen auf zwei Tage verkürzt werden.

Gleichzeitig galt es, das Projektmanagement zu beschleunigen, etwa
bei der Vergabe von Ausschreibungen,
bei der Formulierung von Anforderungen,
bei der Lieferanten-Bewertung im RFQ-Prozess,
in der abschließenden Verhandlung und Auswahl.

State-of-the-art-Software kann hier die Zusammenarbeit von Einkauf, Entwicklung, Finanzwesen, Produktion und weiteren Funktionen erheblich vereinfachen und beschleunigen. Auch im vorliegenden Fall hat das funktioniert.

Digitale Transformation: Neue Rollen und Funktionen für Einkäufer

Bereits nach der Digitalisierung erster Prozessschritte konnte der CPO seine Leute von nicht wertschöpfenden Routineaufgaben befreien und sie für wichtigere und vielfach interessantere Aufgaben freischaufeln:

Lieferanten entwickeln
Risiken managen
besser verhandeln
Innovationen nutzbar machen und ins Unternehmen bringen
den Platz des Einkaufs am Tisch der Entscheider sichern und ausbauen

Ein von h&z entwickeltes Target Operating Model, eine individuelle Aufbau- und Ablauforganisation, schreibt den Einkäufern ihre neuen Rollen und Funktionen zu. Es verknüpft Prozesse mit den richtigen Technologien, leitet die Wende ein – hin zum Einkauf der Zukunft.

Bei unserem Maschinenbauer ist ein Anfang gemacht und der CPO hat die Hoheit über die Gestaltung der Zukunft zurückerobert. Er hat erste Erfolge erzielt und die manuellen Tätigkeiten schon im ersten Jahr um 20 Prozent reduziert mit der Aussicht, dass es mittelfristig 50 Prozent weniger sein werden. Damit hat er auch gute Chancen, schon im zweiten Jahr der Implementierung seiner mit h&z entwickelten „Roadmap“ einen positiven Return on Investment zu sehen.